Informare privind GDPR - Persoane juridice

Persoane vizate din cadrul entităților juridice partenere contractuale:

• reprezentanţi legali, împuterniciţi, persoane de contact ai partenerilor contractuali;
• avalişti, fidejusori, debitori ipotecari, beneficiari reali ai persoanei juridice.

Stimată doamnă/Stimate domn,

DEDEMAN SRL (denumită în continuare „DEDEMAN”), persoană juridică româna, cu sediul social în municipiul Bacau, str. Alexei Tolstoi nr. 8, județul Bacău, înregistrată în Registrul Comerţului sub nr. J1992002621040, cod unic de înregistrare 2816464, atribut fiscal „RO,” reprezentată legal de către asociat și administrator – Adrian Paval,

Având în vedere prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European si al Consiliului din 27 aprilie 2016, privind protecția persoanelor fizice în ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulație a acestor date si abrogarea Directivei 95/46/CE, vă transmitem acest document pentru a vă detalia când și de ce vă prelucrăm datele cu caracter personal, cum le folosim, condițiile în care le putem divulga altora și cum le stocăm în condiții de siguranță.

Dacă aveți orice întrebare privind modalitatea în care prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal, ne puteți contacta la adresa de e-mail protectiadatelor@dedeman.ro.

Vă prelucrăm date cu caracter personal în scopuri determinate

Având în vedere calitatea dumneavoastră de reprezentant legal, împuternicit sau persoană de contact, respectiv, avalist/fidejusor, debitor ipotecar, beneficiar real al persoanei juridice, vă prelucrăm datele cu caracter personal în următoarele scopuri:

• negocierea, încheierea și executarea contractului încheiat cu entitatea juridică în numele căreia acționați. Vă prelucrăm datele cu caracter personal în vederea executării contractului (care include și interacțiunile anterioare semnării acestuia) cu entitatea juridică în numele căreia acționați și pentru îndeplinirea obligațiilor noastre legale în calitate de parte contractantă. Datele cu caracter personal prelucrate, constau, în principal, în: (i) nume și prenume; (ii) adresa de e-mail; (iii) număr de telefon, (iv) funcție, (v) serie și număr act de identitate, (vi) semnătura, adresa de domiciliu/reședință, iar pentru avalisti, fidejusori, debitori ipotecari, în plus și (vii) codul numeric personal.
• conformarea cu normele, reglementările legale, codurile de conduită sau ghidurile aplicabile sau în vederea aplicării legii și cooperării cu autoritățile competente (inclusiv, dar fără a ne limita la autoriățile fiscale și judiciare), inclusiv prin colectarea, analizarea, stocarea, schimbul de date și raportari impuse de legislație, în scopul aplicării măsurilor de precauție privind clientela, monitorizarea permanentă, investigarea și raportarea tranzacțiilor neobișnuite și suspecte, identificarea beneficiarului real, a identificării surselor fondurilor, a scopului și naturii relației de afaceri, atunci când avem calitatea de entitate raportoare. În acest scop, vi se vor solicita informații și documente în copie și/sau original (ex. cărțile/buletinele de identitate, pașapoarte sau permise de ședere, împuternicire, actele de constituire a entităților reglementate, documente din care să rezulte identitatea beneficiarului real, respectiv persoana fizică ce deține sau controlează în cele din urma clientul și/sau persoana fizică în numele căreia se realizează o tranzacție, o operațiune sau o activitate, copii ale declarațiilor de înregistrare a contractelor de fiducie depuse la organele fiscale unde este înregistrat partenerul contractual, etc.). Evitarea răspunsului la chestionarul privind măsurile de cunoaștere a clientelei și/sau evitarea declarării privind identitatea beneficiarului real, sursa fondurilor, scopul și natura relației de afaceri, determină refuzul tranzacției și raportarea către autoritățile competente a tranzacției ca fiind suspectă.
• în vederea satisfacerii unor interese legitime, precum:
  • prevenirea, detectarea și investigarea infracțiunilor, inclusiv frauda, precum și analizarea și gestionarea riscurilor comerciale;
  • în legatură cu orice pretenție, acțiune sau procedură (inclusiv, dar fără a ne limita la redactarea și revizuirea documentelor, întocmirea documentației necesare încheierii unei tranzacții, obținerea de consultanță juridică și facilitarea soluționării litigiilor) și/sau pentru protejarea sau exercitarea drepturilor și obligațiilor noastre contractuale și legale;
  • cooperarea cu autoritățile publice;
  • gestionarea și pregătirea rapoartelor interne, solicitarea de feedback sau participarea la sondaje, precum și efectuarea de cercetări și/sau analize în scopuri statistice sau în alte scopuri, astfel încât să ne putem stabili produsele, sa înțelegem comportamentul clienților, preferințele și tendințele pieței și pentru a revizui, dezvolta si îmbunătăți calitatea produselor noastre.

Totodată, vă facem cunoscut faptul că aveți obligația de a asigura informarea adecvată a persoanelor vizate (prepușii entității juridice din care faceți parte și beneficiarii reali ai persoanei juridice) în măsura în care acestea nu sunt informate în mod direct prin prezenta comunicare.

Datele dumneavoastră cu caracter personal sunt divulgate altor terțe părți

Pentru a facilita desfășurarea activităților în legatură cu scopurile prelucrării detaliate anterior, comunicăm aceste date către terți, incluzând partenerii noștri, de exemplu, către:

• alte părți contractante și băncile acestora, în legătură cu orice tip de transfer de fonduri;
• furnizori de servicii operaționale, precum servicii de curierat, telecomunicații, IT, plăți, prelucrare, formare, stocare, arhivare, servicii de investigații aferente asistenței pentru clienți;
• orice partener de afaceri, investitor, cesionar (actual sau potențial) pentru a facilita tranzacțiile cu active comerciale (care pot include o fuziune, achiziție, datorie sau vânzare de bunuri);
• consilieri profesioniști, precum auditori sau avocați;
• autorități de reglementare, organe profesionale și/sau autorități publice (organe de cercetare/urmărire penală, instanțe, alte autorități și instituții), pentru a ne conforma reglementărilor aplicabile;
• alte firme din grupul Dedeman - Pavăl Holding.

Nu vom transfera datele dumneavoastră cu caracter personal în afara Spațiului Economic European decât dacă este strict necesar pentru derularea contractului și doar cu respectarea prevederilor legale în vigoare, aplicând măsuri de protecție adecvate și notificându-vă atunci când este cazul.

Drepturile dumneavoastră cu privire la datele cu caracter personal

Cu excepția cazului în care legea prevede altfel, aveți următoarele drepturi:

• dreptul de acces, respectiv dreptul de a obține o confirmare din partea noastră că prelucrăm datele dvs. cu caracter personal, precum și accesul la acestea și furnizarea de informații despre modul de prelucrare;
• dreptul la rectificare, care se referă la corectarea, fără întârzieri nejustificate, a datelor cu caracter personal inexacte și/sau la completarea datelor incomplete;
• dreptul la ștergere/dreptul de a fi uitat, adică dreptul de a vă șterge fără întârzieri nejustificate datele cu caracter personal colectate, în cazul în care aceste date nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate și nu există alt temei juridic pentru prelucrare, datele au fost colectate ilegal sau datele trebuie șterse pentru respectarea unei obligații legale;
• dreptul la restricționarea prelucrării, care se aplică în cazul în care (i) dumneavoastră contestați exactitatea datelor cu caracter personal, (ii) prelucrarea este ilegală și vă opuneți ștergerii datelor cu caracter personal, solicitând în schimb restricționarea prelucrării, (iii) nu mai avem nevoie de datele dumneavoastră cu caracter personal, dar dumneavoastră le solicitați pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță, (iv) v-ați opus prelucrării pentru intervalul de timp în care se verifică dacă interesele noastre legitime în prelucrarea datelor cu caracter personal prevalează asupra drepturilor dumneavoastră;
• dreptul de a vă opune prelucrării, cu excepția cazului în care demonstram că avem motive legitime pentru a prelucra datele dumneavoastră, motive care prevalează asupra intereselor, drepturilor și libertaților dumneavoastră sau pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță;
• dreptul de portabilitate, respectiv dreptul dumneavoastră de a primi datele cu caracter personal, pe care ni le-ați furnizat în scopurile indicate în prezenta, într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat, precum și dreptul de a trimite aceste date unui alt operator;
• dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Protecției Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP);
• dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automatizată, inclusiv profilarea, care produce efecte juridice asupra dumneavoastră sau vă afectează în mod similar, cu excepția cazului în care o astfel de prelucrare este necesara pentru executarea contractului individual de muncă sau este permisă de lege.

Cu excepția dreptului de a formula o plângere la ANSPDCP, conform celor de mai sus, aceste drepturi pot fi exercitate prin trimiterea unei solicitări scrise:

• prin postă, la adresa: Mun. Bacău, str. Alexei Tolstoi, nr. 8, jud. Bacău, Sediul Dedeman - în atenția RESPONSABILULUI CU PROTECȚIA DATELOR
• prin e-mail, la adresa: protectiadatelor@dedeman.ro.

Perioada de păstrare

Vom păstra datele dumneavoastră cu caracter personal pentru perioada de timp necesară conformarii cu obligațiile legale specifice domeniului nostru de activitate sau conform termenelor de prescripție aplicabile, pentru respectarea obligațiilor de arhivare impuse de legislația aplicabilă (de exemplu, celei specifice domeniului financiar-contabil, a celei din domeniul prevenirii și combaterii spălării banilor și finanțării terorismului, etc.) sau conform interesului nostru legitim (de exemplu, în scop probator).

Securitatea datelor cu caracter personal

Societatea depune toate eforturile rezonabile pentru a vă proteja datele cu caracter personal aflate în posesia sau sub controlul nostru prin stabilirea unor măsuri rezonabile de securitate în vederea prevenirii accesării, colectării, utilizării, divulgării, copierii, modificării sau aruncării neautorizate, precum și a altor riscuri similare.

DEDEMAN SRL

25/05/2018; rev.2 10/09/2020; rev. 3 06/05/2021 rev.4 25.03.2022, rev.5 23.05.2025

From our contracting parties (legal entities):

• legal representatives, authorized persons of the contracting parties or contact persons/employees of our contracting parties; 
• promissory note guarantors (endorsers), personal guarantor (fidejussors), mortgage debtors, (ultimate) beneficial owners of the legal entity. 

Dear Madam/Sir,

DEDEMAN SRL (hereinafter referred to as "DEDEMAN"), a Romanian legal entity, having its headquarters in Bacau, Alexei Tolstoi Street no. 8, Bacau City, registered in the Trade Register under no. J1992002621040, Unique registration code 2816464, fiscal attribute "RO", legally represented by associate and administrator - Adrian Paval,

Having regard the stipulations of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data and the free movement of such data and repealing Directive 95/46/EC, we are sending you this document to detail when and why we process your personal data, how we use it, the conditions we can disclose them to others, and how we store them safely.

If you have any questions about how we process your personal data, you can contact us at the e-mail address of protectiadatelor@dedeman.ro.

We process personal data for determined purposes

Considering your capacity as Considering your capacity as legal representative , empowered person or contact person, that is, promissory note guarantor (endorser), personal guarantor (fidejussor), mortgage debtor, beneficial owner of the legal entity, we process your personal data for the following purposes:

Negotiation, conclusion and execution of the contract with the legal entity in whose name you act. We process your personal data for the execution of the contract (including the interactions prior to its signature) with the legal entity on whose behalf you are acting and for the fulfillment of our legal obligations as a contracting party. The personal data processed consist mainly of: (i) first name and surname; (ii) e-mail address; (iii) telephone number, (iv) position, (v) signature; and for promissory note guarantor (endorser), personal guarantor (fidejussor), mortgage debtor in addition and (VI) home address/residence.

Compliance with applicable laws, regulations, codes of conduct or guidelines, or law enforcement and cooperation with competent authorities (including, but not limited to, tax and judicial authorities) including by collecting, analyzing, storing, exchanging data and data reporting required by law for the purpose of customer due diligence, continuous monitoring, investigation and reporting of unusual and suspicious transactions, identification of the beneficial owner of the legal entity, identification of the sources of funds, purpose and nature of the business relationship, when we are the reporting entity. To this end, you will be required to have copy and/or original information and documents (e.g. identity cards, passports or residence permits, power of attorney, deeds of incorporation of regulated entities, documents showing the identity of the beneficial owner, that is, the natural person who ultimately owns or controls the customer and/or the natural person on whose behalf a transaction, operation or activity is performed, copies of the registration declarations of trusts contracts submitted to the tax authorities where the contracting parties is registered, etc.). Avoiding the response to the questionnaire on measures to know the customer and/or avoiding the statement of the identity of the ultimate beneficial owner, the source of the funds, the purpose and nature of the business relationship, leads to refusal of the transaction and to reporting the transaction to the competent authorities as suspicious. 

In order to satisfy legitimate interests, such as:

• prevention, detection and investigation of criminal offenses, including fraud, as well as analysis and management of commercial risks;

• in relation to any claim, action or procedure (including, but not limited to, drafting and reviewing documents, drawing up the necessary documentation to conclude a transaction, obtaining legal advice and facilitating the resolution of disputes) and/or in order to protect or exercise our contractual and legal rights and obligations;

• cooperation with public authorities;

• managing and preparing internal reports, requesting feedback or participating in opinion polls, and carrying out research and/or analysis for statistical or other purposes, so that we can determine our products, understand the behavior of our customers, market preferences and trends and to review, develop and improve the quality of our products.

We also let you know that you are required to ensure that data subjects (the subjects of your legal entity and the ultimate beneficial owners of the legal person) are adequately informed in so far as they are not directly informed through this Communication.

Your personal data is disclosed to other third parties.

In order to facilitate the performance of our activities for the purposes of processing detailed above, we communicate this data to third parties, including our partners, for example, to:

• other Contracting Parties and their banks in connection with any type of transfer of funds;

• providers of operational services such as courier services, telecommunications, IT, payments, processing, training, storage, archiving, customer assistance investigation services;

• any business partner, investor, assignees (current or potential) to facilitate transactions in commercial assets (which may include a merger, acquisition, debt or sale of goods);

• professional counselors, such as auditors or lawyers;

• regulatory authorities, professional bodies and/or public authorities (criminal investigation/prosecution bodies, courts, other authorities and institutions) to comply with the applicable regulations.

We will not transfer your personal data outside of the European Economic Area unless it is strictly necessary for the performance of the contract and only in compliance with the applicable legal provisions, applying appropriate safeguards and notifying you where appropriate.

Your rights with respect to personal data.

Unless the law provides otherwise, you have the following rights:

• the right of access, namely the right to obtain confirmation from us that we process your personal data as well as access to it and provide information about the processing;

• the right to rectification, which refers to the correction, without undue delay, of inaccurate personal data and/or filling out incomplete data;

• the right to erasure/the right to be forgotten, meaning the right to erase without undue delay the personal data collected, if such data are no longer necessary for the purposes for which they were collected and there is no other legal basis for the processing, the data was collected illegally or the data must be deleted for compliance with a legal obligation;

• the right to restriction the processing that applies if (i) you question the accuracy of your personal data, (ii) the processing is illegal and you oppose the deletion of your personal data, requesting instead the restriction of the processing, (iii) we no longer need your personal data, but you request them to establish, exercise or defend a right in court; (iv) you objected to processing pending the verification whether the legitimate grounds of the controller override those of the data subject;

• the right to restriction the processing that applies if (i) you question the accuracy of your personal data, (ii) the processing is illegal and you oppose the deletion of your personal data, requesting instead the restriction of the processing, (iii) we no longer need your personal data, but you request them to establish, exercise or defend a right in court; (iv) you objected to processing pending the verification whether the legitimate grounds of the controller override those of the data subject;

• the right to data portability, that is the right to receive the personal data you have provided to us for the purposes indicated herein, in a structured, commonly used and readable, and the right to transmit these data to another controller;

• the right to file a complaint with the National Supervisory Authority for Personal Data Processing (ANSPDCP);

• the right not to be subject to a decision based solely on automated processing, including profiling, which produces legal effects concerning you or similarly significantly affects you unless such processing is necessary for the execution of the individual employment contract or is permitted by law.

Except for the right to file a complaint to ANSPDCP, as above, these rights may be exercised by sending a written request:

• by post, at: Bacau, Alexei Tolstoi Street, no. 8, Bacau County, Dedeman Headquarters - in the attention of the DATA PROTECTION OFFICER;

• by e-mail, at: protectiadatelor@dedeman.ro.

We do not automatically process your personal data.

Storage period

We will store your personal data for the period of time required to comply with legal obligations specific to our business or applicable prescription terms (for example, 3 years from the date of termination of the contractual relationship) or to comply with the archiving obligations imposed by applicable law (for example, those specific to the financial and accounting departments, of the one in the field of prevention and fight against money laundering and terrorist financing, etc.).

Security of personal data

The Company makes every reasonable effort to protect your personal data that are under our control by establishing reasonable security measures to prevent unauthorized access, collection, use, disclosure, copying, modification or disposal, as well as other similar risks.

DEDEMAN SRL

25/05/2018; rev.2 10/09/2020; rev. 3 06/05/2021