Informare privind GDPR - Persoane juridice

Din cadrul entitatilor juridice partenere contractuale:

• reprezentanţi legali, împuterniciţi, persoane de contact ai partenerilor contractuali;
• avalişti, fidejusori, debitori ipotecari, beneficiari reali ai persoanei juridice.

Stimata doamna/Stimate domn,

DEDEMAN SRL (denumita in continuare „DEDEMAN”), persoana juridica româna, cu sediul social în municipiul Bacau, str. Alexei Tolstoi nr. 8, judetul Bacau, înregistrata în Registrul Comerţului sub nr. J04/2621/1992, cod unic de înregistrare 2816464, atribut fiscal „RO,” reprezentata legal de catre asociat si administrator – Adrian Paval,

Având în vedere prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European si al Consiliului din 27 aprilie 2016, privind protecția persoanelor fizice în ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulație a acestor date si abrogarea Directivei 95/46/CE, va transmitem acest document pentru a va detalia când si de ce va prelucram datele cu caracter personal, cum le folosim, condițiile în care le putem divulga altora si cum le stocam în condiții de siguranța.

Daca aveți orice întrebare privind modalitatea în care prelucram datele dumneavoastra cu caracter personal, ne puteți contacta la adresa de e-mail protectiadatelor@dedeman.ro.

Va prelucram date cu caracter personal în scopuri determinate

Având în vedere calitatea dumneavoastra de reprezentant legal, împuternicit sau persoana de contact, respectiv, avalist/fidejusor, debitor ipotecar, beneficiar real al persoanei juridice, va prelucram datele cu caracter personal în urmatoarele scopuri:

• negocierea, incheierea si executarea contractului încheiat cu entitatea juridica în numele careia acționați. Va prelucram datele cu caracter personal în vederea executarii contractului (care include si interacțiunile anterioare semnarii acestuia) cu entitatea juridica în numele careia acționați si pentru îndeplinirea obligațiilor noastre legale în calitate de parte
• contractanta. Datele cu caracter personal prelucrate, constau, in principal, in: (i) nume si prenume; (ii) adresa de e-mail; (iii) numar de telefon, (iv) functie, (v) semnatura, iar pentru avalisti, fidejusori, debitori ipotecari, in plus si (vi) adresa de domiciliu/resedinta.
  conformarea cu normele, reglementarile legale, codurile de conduita sau ghidurile aplicabile sau în vederea aplicarii legii si cooperarii cu autoritațile competente (inclusiv, dar fara a ne limita la, autoritațile fiscale si judiciare), inclusiv prin colectarea, analizarea, stocarea, schimbul de date si raportari impuse de legislatie, in scopul aplicarii masurilor de precautie privind clientela, monitorizarea permanenta, investigarea si raportarea tranzactiilor neobisnuite si suspecte, identificarea beneficiarului real, a identificarii surselor fondurilor, a scopului si naturii relatiei de afaceri, atunci cand avem calitatea de entitate raportoare. In acest scop, vi se vor solicita informatii si documente in copie si/sau original (ex. carțile/buletinele de identitate, pasapoarte sau permise de sedere, imputernicire, actele de constituire a entitaților reglementate, documente din care sa rezulte identitatea beneficiarului real, respectiv persoana fizica ce deține sau controleaza în cele din urma clientul si/sau persoana fizica în numele careia se realizeaza o tranzacție, o operațiune sau o activitate, copii ale declarațiilor de înregistrare a contractelor de fiducie depuse la organele fiscale unde este înregistrat partenerul contractual, etc.). Evitarea raspunsului la chestionarul privind masurile de cunoastere a clientelei si/sau evitarea declararii privind identitatea beneficiarului real, sursa fondurilor, scopul si natura relatiei de afaceri, determina refuzul tranzactiei si raportarea catre autoritatile competente a tranzactiei ca fiind suspecta.
• în vederea satisfacerii unor interese legitime, precum:
  • prevenirea, detectarea si investigarea infracțiunilor, inclusiv frauda, precum si analizarea si gestionarea riscurilor comerciale;
  • în legatura cu orice pretenție, acțiune sau procedura (inclusiv, dar fara a ne limita la, redactarea si revizuirea documentelor, întocmirea documentației necesare încheierii unei tranzacții, obținerea de consultanța juridica si facilitarea soluționarii litigiilor) si/sau pentru protejarea sau exercitarea drepturilor si obligațiilor noastre contractuale si legale;
  • cooperarea cu autoritațile publice;
  • gestionarea si pregatirea rapoartelor interne, solicitarea de feedback sau participarea la sondaje, precum si efectuarea de cercetari si/sau analize în scopuri statistice sau în alte scopuri, astfel încât sa ne putem stabili produsele, sa înțelegem comportamentul clienților, preferințele si tendințele pieței si pentru a revizui, dezvolta si îmbunatați calitatea produselor noastre.

Totodata, va facem cunoscut faptul ca aveti obligatia de a asigura informarea adecvata a persoanelor vizate (prepusii entitatii juridice din care faceti parte si beneficiarii reali ai persoanei juridice) in masura in care acestea nu sunt informate in mod direct prin prezenta comunicare.

Datele dumneavoastra cu caracter personal sunt divulgate altor terțe parți

Pentru a facilita desfasurarea activitaților în legatura cu scopurile prelucrarii detaliate anterior, comunicam aceste date catre terți, incluzând partenerii nostri, de exemplu, catre:

• alte parți contractante si bancile acestora, în legatura cu orice tip de transfer de fonduri;
• furnizori de servicii operaționale, precum servicii de curierat, telecomunicații, IT, plați, prelucrare, formare, stocare, arhivare, servicii de investigații aferente asistenței pentru clienți;
• orice partener de afaceri, investitor, cesionar (actual sau potențial) pentru a facilita tranzacțiile cu active comerciale (care pot include o fuziune, achiziție, datorie sau vânzare de bunuri);
• consilieri profesionisti, precum auditori sau avocați;
• autoritați de reglementare, organe profesionale si/sau autoritați publice (organe de cercetare/urmarire penala, instante, alte autoritati si institutii), pentru a ne conforma reglementarilor aplicabile.

Nu vom transfera datele dumneavoastra cu caracter personal în afara Spațiului Economic European decât daca este strict necesar pentru derularea contractului si doar cu respectarea prevederilor legale în vigoare, aplicând masuri de protecție adecvate si notificându-va atunci când este cazul.

Drepturile dumneavoastra cu privire la datele cu caracter personal

Cu excepția cazului în care legea prevede altfel, aveți urmatoarele drepturi:

• dreptul de acces, respectiv dreptul de a obține o confirmare din partea noastra ca prelucram datele dvs. cu caracter personal, precum si accesul la acestea si furnizarea de informații despre modul de prelucrare;
• dreptul la rectificare, care se refera la corectarea, fara întârzieri nejustificate, a datelor cu caracter personal inexacte si/sau la completarea datelor incomplete;
• dreptul la stergere/dreptul de a fi uitat, adica dreptul de va sterge fara întârzieri nejustificate datele cu caracter personal colectate, în cazul în care aceste date nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate si nu exista alt temei juridic pentru prelucrare, datele au fost colectate ilegal sau datele trebuie sterse pentru respectarea unei obligații legale;
• dreptul la restricționarea prelucrarii, care se aplica în cazul în care (i) dumneavoastra contestați exactitatea datelor cu caracter personal, (ii) prelucrarea este ilegala si va opuneți stergerii datelor cu caracter personal, solicitând în schimb restricționarea prelucrarii, (iii) nu mai avem nevoie de datele dumneavoastra cu caracter personal, dar dumneavoastra le solicitați pentru constatarea, exercitarea sau apararea unui drept în instanța, (iv) v-ați opus prelucrarii pentru intervalul de timp în care se verifica daca interesele noastre legitime în prelucrarea datelor cu caracter personal prevaleaza asupra drepturilor dumneavoastra;
• dreptul de a va opune prelucrarii, cu excepția cazului în care demonstram ca avem motive legitime pentru a prelucra datelor dumneavoastra, motive care prevaleaza asupra intereselor, drepturilor si libertaților dumneavoastra sau pentru constatarea, exercitarea sau apararea unui drept în instanța;
• dreptul de portabilitate, respectiv dreptul dumneavoastra de a primi datele cu caracter personal, pe care ni le-ați furnizat în scopurile indicate în prezenta, într-un format structurat, utilizat în mod curent si care poate fi citit automat, precum si dreptul de a trimite aceste date unui alt operator;
• dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Naționala de Supraveghere a Protecției Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP);
• dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automatizata, inclusiv profilarea, care produce efecte juridice asupra dumneavoastra sau va afecteaza în mod similar, cu excepția cazului în care o astfel de prelucrare este necesara pentru executarea contractului individual de munca sau este permisa de lege.

Cu excepția dreptului de a formula o plângere la ANSPDCP, conform celor de mai sus, aceste drepturi pot fi exercitate prin trimiterea unei solicitari scrise:

• prin posta, la adresa: Mun. Bacau, str. Alexei Tolstoi, nr. 8, jud. Bacau, Sediul Dedeman - in atentia RESPONSABILULUI CU PROTECTIA DATELOR
• prin e-mail, la adresa: protectiadatelor@dedeman.ro.

Perioada de pastrareâ

Vom pastra datele dumneavoastra cu caracter personal pentru perioada de timp necesara conformarii cu obligațiile legale specifice domeniului nostru de activitate sau conform termenelor de prescripție aplicabile, pentru respectarea obligațiilor de arhivare impuse de legislația aplicabila (de exemplu, celei specifice domeniului financiar-contabil, a celei din domeniul prevenirii si combaterii spalarii banilor si finantarii terorismului, etc.) sau conform interesului nostru legitim (de exemplu, in scop probator).

Securitatea datelor cu caracter personal

Societatea depune toate eforturile rezonabile pentru a va proteja datele cu caracter personal aflate în posesia sau sub controlul nostru prin stabilirea unor masuri rezonabile de securitate în vederea prevenirii accesarii, colectarii, utilizarii, divulgarii, copierii, modificarii sau aruncarii neautorizate, precum si a altor riscuri similare.

DEDEMAN SRL

25/05/2018; rev.2 10/09/2020; rev. 3 06/05/2021 rev.4 25.03.2022

From our contracting parties (legal entities):

• legal representatives, authorized persons of the contracting parties or contact persons/employees of our contracting parties; 
• promissory note guarantors (endorsers), personal guarantor (fidejussors), mortgage debtors, (ultimate) beneficial owners of the legal entity. 

Dear Madam/Sir,

DEDEMAN SRL (hereinafter referred to as "DEDEMAN"), a Romanian legal entity, having its headquarters in Bacau, Alexei Tolstoi Street no. 8, Bacau City, registered in the Trade Register under no. J04/2621/1992, Unique registration code 2816464, fiscal attribute "RO", legally represented by associate and administrator - Adrian Paval,

Having regard the stipulations of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data and the free movement of such data and repealing Directive 95/46/EC, we are sending you this document to detail when and why we process your personal data, how we use it, the conditions we can disclose them to others, and how we store them safely.

If you have any questions about how we process your personal data, you can contact us at the e-mail address of protectiadatelor@dedeman.ro.

We process personal data for determined purposes

Considering your capacity as Considering your capacity as legal representative , empowered person or contact person, that is, promissory note guarantor (endorser), personal guarantor (fidejussor), mortgage debtor, beneficial owner of the legal entity, we process your personal data for the following purposes:

Negotiation, conclusion and execution of the contract with the legal entity in whose name you act. We process your personal data for the execution of the contract (including the interactions prior to its signature) with the legal entity on whose behalf you are acting and for the fulfillment of our legal obligations as a contracting party. The personal data processed consist mainly of: (i) first name and surname; (ii) e-mail address; (iii) telephone number, (iv) position, (v) signature; and for promissory note guarantor (endorser), personal guarantor (fidejussor), mortgage debtor in addition and (VI) home address/residence.

Compliance with applicable laws, regulations, codes of conduct or guidelines, or law enforcement and cooperation with competent authorities (including, but not limited to, tax and judicial authorities) including by collecting, analyzing, storing, exchanging data and data reporting required by law for the purpose of customer due diligence, continuous monitoring, investigation and reporting of unusual and suspicious transactions, identification of the beneficial owner of the legal entity, identification of the sources of funds, purpose and nature of the business relationship, when we are the reporting entity. To this end, you will be required to have copy and/or original information and documents (e.g. identity cards, passports or residence permits, power of attorney, deeds of incorporation of regulated entities, documents showing the identity of the beneficial owner, that is, the natural person who ultimately owns or controls the customer and/or the natural person on whose behalf a transaction, operation or activity is performed, copies of the registration declarations of trusts contracts submitted to the tax authorities where the contracting parties is registered, etc.). Avoiding the response to the questionnaire on measures to know the customer and/or avoiding the statement of the identity of the ultimate beneficial owner, the source of the funds, the purpose and nature of the business relationship, leads to refusal of the transaction and to reporting the transaction to the competent authorities as suspicious. 

In order to satisfy legitimate interests, such as:

• prevention, detection and investigation of criminal offenses, including fraud, as well as analysis and management of commercial risks;

• in relation to any claim, action or procedure (including, but not limited to, drafting and reviewing documents, drawing up the necessary documentation to conclude a transaction, obtaining legal advice and facilitating the resolution of disputes) and/or in order to protect or exercise our contractual and legal rights and obligations;

• cooperation with public authorities;

• managing and preparing internal reports, requesting feedback or participating in opinion polls, and carrying out research and/or analysis for statistical or other purposes, so that we can determine our products, understand the behavior of our customers, market preferences and trends and to review, develop and improve the quality of our products.

We also let you know that you are required to ensure that data subjects (the subjects of your legal entity and the ultimate beneficial owners of the legal person) are adequately informed in so far as they are not directly informed through this Communication.

Your personal data is disclosed to other third parties.

In order to facilitate the performance of our activities for the purposes of processing detailed above, we communicate this data to third parties, including our partners, for example, to:

• other Contracting Parties and their banks in connection with any type of transfer of funds;

• providers of operational services such as courier services, telecommunications, IT, payments, processing, training, storage, archiving, customer assistance investigation services;

• any business partner, investor, assignees (current or potential) to facilitate transactions in commercial assets (which may include a merger, acquisition, debt or sale of goods);

• professional counselors, such as auditors or lawyers;

• regulatory authorities, professional bodies and/or public authorities (criminal investigation/prosecution bodies, courts, other authorities and institutions) to comply with the applicable regulations.

We will not transfer your personal data outside of the European Economic Area unless it is strictly necessary for the performance of the contract and only in compliance with the applicable legal provisions, applying appropriate safeguards and notifying you where appropriate.

Your rights with respect to personal data.

Unless the law provides otherwise, you have the following rights:

• the right of access, namely the right to obtain confirmation from us that we process your personal data as well as access to it and provide information about the processing;

• the right to rectification, which refers to the correction, without undue delay, of inaccurate personal data and/or filling out incomplete data;

• the right to erasure/the right to be forgotten, meaning the right to erase without undue delay the personal data collected, if such data are no longer necessary for the purposes for which they were collected and there is no other legal basis for the processing, the data was collected illegally or the data must be deleted for compliance with a legal obligation;

• the right to restriction the processing that applies if (i) you question the accuracy of your personal data, (ii) the processing is illegal and you oppose the deletion of your personal data, requesting instead the restriction of the processing, (iii) we no longer need your personal data, but you request them to establish, exercise or defend a right in court; (iv) you objected to processing pending the verification whether the legitimate grounds of the controller override those of the data subject;

• the right to restriction the processing that applies if (i) you question the accuracy of your personal data, (ii) the processing is illegal and you oppose the deletion of your personal data, requesting instead the restriction of the processing, (iii) we no longer need your personal data, but you request them to establish, exercise or defend a right in court; (iv) you objected to processing pending the verification whether the legitimate grounds of the controller override those of the data subject;

• the right to data portability, that is the right to receive the personal data you have provided to us for the purposes indicated herein, in a structured, commonly used and readable, and the right to transmit these data to another controller;

• the right to file a complaint with the National Supervisory Authority for Personal Data Processing (ANSPDCP);

• the right not to be subject to a decision based solely on automated processing, including profiling, which produces legal effects concerning you or similarly significantly affects you unless such processing is necessary for the execution of the individual employment contract or is permitted by law.

Except for the right to file a complaint to ANSPDCP, as above, these rights may be exercised by sending a written request:

• by post, at: Bacau, Alexei Tolstoi Street, no. 8, Bacau County, Dedeman Headquarters - in the attention of the DATA PROTECTION OFFICER;

• by e-mail, at: protectiadatelor@dedeman.ro.

We do not automatically process your personal data.

Storage period

We will store your personal data for the period of time required to comply with legal obligations specific to our business or applicable prescription terms (for example, 3 years from the date of termination of the contractual relationship) or to comply with the archiving obligations imposed by applicable law (for example, those specific to the financial and accounting departments, of the one in the field of prevention and fight against money laundering and terrorist financing, etc.).

Security of personal data

The Company makes every reasonable effort to protect your personal data that are under our control by establishing reasonable security measures to prevent unauthorized access, collection, use, disclosure, copying, modification or disposal, as well as other similar risks.

DEDEMAN SRL

25/05/2018; rev.2 10/09/2020; rev. 3 06/05/2021