NOTA DE INFORMARE CONTRACTANTI PJ

Persoane vizate:

    Din cadrul entitatilor juridice partenere contractuale:

  • reprezentanţi legali, împuterniciţi, persoane de contact ai partenerilor contractuali;
  • avalişti, fidejusori, debitori ipotecari, beneficiari reali ai persoanei juridice.

Stimata doamna/Stimate domn,

DEDEMAN SRL (denumita in continuare „DEDEMAN”), persoana juridica româna, cu sediul social în municipiul Bacau, str. Alexei Tolstoi nr. 8, judetul Bacau, înregistrata în Registrul Comerţului sub nr. J04/2621/1992, cod unic de înregistrare 2816464, atribut fiscal „RO,” reprezentata legal de catre asociat si administrator – Adrian Paval,

Având în vedere prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European si al Consiliului din 27 aprilie 2016, privind protecția persoanelor fizice în ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulație a acestor date si abrogarea Directivei 95/46/CE, va transmitem acest document pentru a va detalia când si de ce va prelucram datele cu caracter personal, cum le folosim, condițiile în care le putem divulga altora si cum le stocam în condiții de siguranța.

Daca aveți orice întrebare privind modalitatea în care prelucram datele dumneavoastra cu caracter personal, ne puteți contacta la adresa de e-mail protectiadatelor@dedeman.ro.

Va prelucram date cu caracter personal în scopuri determinate

Având în vedere calitatea dumneavoastra de reprezentant legal, împuternicit sau persoana de contact, respectiv, avalist/fidejusor, debitor ipotecar, beneficiar real al persoanei juridice, va prelucram datele cu caracter personal în urmatoarele scopuri:

  • negocierea, incheierea si executarea contractului încheiat cu entitatea juridica în numele careia acționați. Va prelucram datele cu caracter personal în vederea executarii contractului (care include si interacțiunile anterioare semnarii acestuia) cu entitatea juridica în numele careia acționați si pentru îndeplinirea obligațiilor noastre legale în calitate de parte contractanta. Datele cu caracter personal prelucrate, constau, in principal, in: (i) nume si prenume; (ii) adresa de e-mail; (iii) numar de telefon, (iv) functie, (v) semnatura, iar pentru avalisti, fidejusori, debitori ipotecari, in plus si (vi) adresa de domiciliu/resedinta.
  • conformarea cu normele, reglementarile legale, codurile de conduita sau ghidurile aplicabile sau în vederea aplicarii legii si cooperarii cu autoritațile competente (inclusiv, dar fara a ne limita la, autoritațile fiscale si judiciare), inclusiv prin colectarea, analizarea, stocarea, schimbul de date si raportari impuse de legislatie, in scopul aplicarii masurilor de precautie privind clientela, monitorizarea permanenta, investigarea si raportarea tranzactiilor neobisnuite si suspecte, identificarea beneficiarului real, a identificarii surselor fondurilor, a scopului si naturii relatiei de afaceri, atunci cand avem calitatea de entitate raportoare. In acest scop, vi se vor solicita informatii si documente in copie si/sau original (ex. carțile/buletinele de identitate, pasapoarte sau permise de sedere, imputernicire, actele de constituire a entitaților reglementate, documente din care sa rezulte identitatea beneficiarului real, respectiv persoana fizica ce deține sau controleaza în cele din urma clientul si/sau persoana fizica în numele careia se realizeaza o tranzacție, o operațiune sau o activitate, copii ale declarațiilor de înregistrare a contractelor de fiducie depuse la organele fiscale unde este înregistrat partenerul contractual, etc.). Evitarea raspunsului la chestionarul privind masurile de cunoastere a clientelei si/sau evitarea declararii privind identitatea beneficiarului real, sursa fondurilor, scopul si natura relatiei de afaceri, determina refuzul tranzactiei si raportarea catre autoritatile competente a tranzactiei ca fiind suspecta.
  • în vederea satisfacerii unor interese legitime, precum:
  1. prevenirea, detectarea si investigarea infracțiunilor, inclusiv frauda, precum si analizarea si gestionarea riscurilor comerciale;
  2. în legatura cu orice pretenție, acțiune sau procedura (inclusiv, dar fara a ne limita la, redactarea si revizuirea documentelor, întocmirea documentației necesare încheierii unei tranzacții, obținerea de consultanța juridica si facilitarea soluționarii litigiilor) si/sau pentru protejarea sau exercitarea drepturilor si obligațiilor noastre contractuale si legale;
  3. cooperarea cu autoritațile publice;
  4. gestionarea si pregatirea rapoartelor interne, solicitarea de feedback sau participarea la sondaje, precum si efectuarea de cercetari si/sau analize în scopuri statistice sau în alte scopuri, astfel încât sa ne putem stabili produsele, sa înțelegem comportamentul clienților, preferințele si tendințele pieței si pentru a revizui, dezvolta si îmbunatați calitatea produselor noastre.

Totodata, va facem cunoscut faptul ca aveti obligatia de a asigura informarea adecvata a persoanelor vizate (prepusii entitatii juridice din care faceti parte si beneficiarii reali ai persoanei juridice) in masura in care acestea nu sunt informate in mod direct prin prezenta comunicare.

Datele dumneavoastra cu caracter personal sunt divulgate altor terțe parți

Pentru a facilita desfasurarea activitaților în legatura cu scopurile prelucrarii detaliate anterior, comunicam aceste date catre terți, incluzând partenerii nostri, de exemplu, catre:

  • alte parți contractante si bancile acestora, în legatura cu orice tip de transfer de fonduri;
  • furnizori de servicii operaționale, precum servicii de curierat, telecomunicații, IT, plați, prelucrare, formare, stocare, arhivare, servicii de investigații aferente asistenței pentru clienți;
  • orice partener de afaceri, investitor, cesionar (actual sau potențial) pentru a facilita tranzacțiile cu active comerciale (care pot include o fuziune, achiziție, datorie sau vânzare de bunuri);
  • consilieri profesionisti, precum auditori sau avocați;
  • autoritați de reglementare, organe profesionale si/sau autoritați publice (organe de cercetare/urmarire penala, instante, alte autoritati si institutii), pentru a ne conforma reglementarilor aplicabile.

Nu vom transfera datele dumneavoastra cu caracter personal în afara Spațiului Economic European decât daca este strict necesar pentru derularea contractului si doar cu respectarea prevederilor legale în vigoare, aplicând masuri de protecție adecvate si notificându-va atunci când este cazul.

Drepturile dumneavoastra cu privire la datele cu caracter personal

Cu excepția cazului în care legea prevede altfel, aveți urmatoarele drepturi:

  • dreptul de acces, respectiv dreptul de a obține o confirmare din partea noastra ca prelucram datele dvs. cu caracter personal, precum si accesul la acestea si furnizarea de informații despre modul de prelucrare;
  • dreptul la rectificare, care se refera la corectarea, fara întârzieri nejustificate, a datelor cu caracter personal inexacte si/sau la completarea datelor incomplete;
  • dreptul la stergere/dreptul de a fi uitat, adica dreptul de va sterge fara întârzieri nejustificate datele cu caracter personal colectate, în cazul în care aceste date nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate si nu exista alt temei juridic pentru prelucrare, datele au fost colectate ilegal sau datele trebuie sterse pentru respectarea unei obligații legale;
  • dreptul la restricționarea prelucrarii, care se aplica în cazul în care (i) dumneavoastra contestați exactitatea datelor cu caracter personal, (ii) prelucrarea este ilegala si va opuneți stergerii datelor cu caracter personal, solicitând în schimb restricționarea prelucrarii, (iii) nu mai avem nevoie de datele dumneavoastra cu caracter personal, dar dumneavoastra le solicitați pentru constatarea, exercitarea sau apararea unui drept în instanța, (iv) v-ați opus prelucrarii pentru intervalul de timp în care se verifica daca interesele noastre legitime în prelucrarea datelor cu caracter personal prevaleaza asupra drepturilor dumneavoastra;
  • dreptul de a va opune prelucrarii, cu excepția cazului în care demonstram ca avem motive legitime pentru a prelucra datelor dumneavoastra, motive care prevaleaza asupra intereselor, drepturilor si libertaților dumneavoastra sau pentru constatarea, exercitarea sau apararea unui drept în instanța;
  • dreptul de portabilitate, respectiv dreptul dumneavoastra de a primi datele cu caracter personal, pe care ni le-ați furnizat în scopurile indicate în prezenta, într-un format structurat, utilizat în mod curent si care poate fi citit automat, precum si dreptul de a trimite aceste date unui alt operator;
  • dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Naționala de Supraveghere a Protecției Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP);
  • dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automatizata, inclusiv profilarea, care produce efecte juridice asupra dumneavoastra sau va afecteaza în mod similar, cu excepția cazului în care o astfel de prelucrare este necesara pentru executarea contractului individual de munca sau este permisa de lege.

Cu excepția dreptului de a formula o plângere la ANSPDCP, conform celor de mai sus, aceste drepturi pot fi exercitate prin trimiterea unei solicitari scrise:

  • prin posta, la adresa: Mun. Bacau, str. Alexei Tolstoi, nr. 8, jud. Bacau, Sediul Dedeman - in atentia RESPONSABILULUI CU PROTECTIA DATELOR
  • prin e-mail, la adresa: protectiadatelor@dedeman.ro.

Nu facem o prelucrare automata a datelor dumneavoastra cu caracter personal.

Perioada de pastrare

Vom pastra datele dumneavoastra cu caracter personal pentru perioada de timp necesara conformarii cu obligațiile legale specifice domeniului nostru de activitate sau conform termenelor de prescripție aplicabile, pentru respectarea obligațiilor de arhivare impuse de legislația aplicabila (de exemplu, celei specifice domeniului financiar-contabil, a celei din domeniul prevenirii si combaterii spalarii banilor si finantarii terorismului, etc.) sau conform interesului nostru legitim (de exemplu, in scop probator).

Securitatea datelor cu caracter personal

Societatea depune toate eforturile rezonabile pentru a va proteja datele cu caracter personal aflate în posesia sau sub controlul nostru prin stabilirea unor masuri rezonabile de securitate în vederea prevenirii accesarii, colectarii, utilizarii, divulgarii, copierii, modificarii sau aruncarii neautorizate, precum si a altor riscuri similare.

DEDEMAN SRL

25/05/2018; rev.2 10/09/2020; rev. 3 06/05/2021 rev.4 25.03.2022