NOTA DE INFORMARE CONTRACTANTI PJ

Persoane vizate:

    Din cadrul entitatilor juridice partenere contractuale:

  • reprezentanti legali, imputerniciti, persoane de contact ai partenerilor contractuali;
  • avalisti, fidejusori,debitori ipotecari, beneficiari reali ai persoanei juridice.

Stimată doamnă /Stimate domn,

DEDEMAN SRL (denumita in continuare „DEDEMAN”), persoana juridică romană, cu sediul social in municipiul Bacău, str. Alexei Tolstoi nr. 8, judetul Bacău, inregistrată in Registrul Comerţului sub nr. J04/2621/1992, cod unic de inregistrare 2816464, atribut fiscal „RO,” reprezentată legal de către asociat şi administrator – Adrian Paval,

Avand in vedere prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European şi al Consiliului din 27 aprilie 2016, privind protecția persoanelor fizice in ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date şi abrogarea Directivei 95/46/CE, vă transmitem acest document pentru a vă detalia cand și de ce vă prelucrăm datele cu caracter personal, cum le folosim, condițiile in care le putem divulga altora și cum le stocăm in condiții de siguranță.

Dacă aveți orice intrebare privind modalitatea in care prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal, ne puteți contacta la adresa de e-mail protectiadatelor@dedeman.ro.

Vă prelucrăm date cu caracter personal in scopuri determinate

Avand in vedere calitatea dumneavoastră de reprezentant legal, imputernicit sau persoană de contact, respectiv, avalist/fidejusor, debitor ipotecar, beneficiar real al persoanei juridice, vă prelucrăm datele cu caracter personal in următoarele scopuri:

  • negocierea, incheierea si executarea contractului incheiat cu entitatea juridică in numele căreia acționați. Vă prelucrăm datele cu caracter personal in vederea executării contractului (care include și interacțiunile anterioare semnării acestuia) cu entitatea juridică in numele căreia acționați și pentru indeplinirea obligațiilor noastre legale in calitate de parte contractantă. Datele cu caracter personal prelucrate, constau, in principal, in: (i) nume si prenume; (ii) adresa de e-mail; (iii) numar de telefon, (iv) functie, (v) semnatura, iar pentru avalisti, fidejusori, debitori ipotecari, in plus si (vi) adresa de domiciliu/resedinta.
  • conformarea cu normele, reglementările legale, codurile de conduită sau ghidurile aplicabile sau in vederea aplicării legii și cooperării cu autoritățile competente (inclusiv, dar fără a ne limita la, autoritățile fiscale și judiciare), inclusiv prin colectarea, analizarea, stocarea, schimbul de date si raportari impuse de legislatie, in scopul aplicarii masurilor de precautie privind clientela, monitorizarea permanenta, investigarea si raportarea tranzactiilor neobisnuite si suspecte, identificarea beneficiarului real, a identificarii surselor fondurilor, a scopului si naturii relatiei de afaceri, atunci cand avem calitatea de entitate raportoare. In acest scop, vi se vor solicita informatii si documente in copie si/sau original (ex. cărțile/buletinele de identitate, pașapoarte sau permise de ședere, imputernicire, actele de constituire a entităților reglementate, documente din care să rezulte identitatea beneficiarului real, respectiv persoana fizică ce deține sau controlează in cele din urmă clientul și/sau persoana fizică in numele căreia se realizează o tranzacție, o operațiune sau o activitate, copii ale declarațiilor de inregistrare a contractelor de fiducie depuse la organele fiscale unde este inregistrat partenerul contractual, etc.). Evitarea raspunsului la chestionarul privind masurile de cunoastere a clientelei si/sau evitarea declararii privind identitatea beneficiarului real, sursa fondurilor, scopul si natura relatiei de afaceri, determina refuzul tranzactiei si raportarea catre autoritatile competente a tranzactiei ca fiind suspecta.
  • In vederea satisfacerii unor interese legitime, precum:
  1. prevenirea, detectarea și investigarea infracțiunilor, inclusiv frauda, precum și analizarea și gestionarea riscurilor comerciale;
  2. in legătură cu orice pretenție, acțiune sau procedură (inclusiv, dar fără a ne limita la, redactarea și revizuirea documentelor, intocmirea documentației necesare incheierii unei tranzacții, obținerea de consultanță juridică și facilitarea soluționării litigiilor) și/sau pentru protejarea sau exercitarea drepturilor și obligațiilor noastre contractuale și legale;
  3. cooperarea cu autoritățile publice;
  4. gestionarea și pregătirea rapoartelor interne, solicitarea de feedback sau participarea la sondaje, precum și efectuarea de cercetări și/sau analize in scopuri statistice sau in alte scopuri, astfel incat să ne putem stabili produsele, să ințelegem comportamentul clienților, preferințele și tendințele pieței și pentru a revizui, dezvolta și imbunătăți calitatea produselor noastre.

Totodata, va facem cunoscut faptul ca aveti obligatia de a asigura informarea adecvata a persoanelor vizate (prepusii entitatii juridice din care faceti parte si beneficiarii reali ai persoanei juridice) in masura in care acestea nu sunt informate in mod direct prin prezenta comunicare.

Datele dumneavoastră cu caracter personal sunt divulgate altor terțe părți

Pentru a facilita desfășurarea activităților in legătură cu scopurile prelucrării detaliate anterior, comunicăm aceste date către terți, incluzand partenerii noștri, de exemplu, către:

  • alte părți contractante și băncile acestora, in legătură cu orice tip de transfer de fonduri;
  • furnizori de servicii operaționale, precum servicii de curierat, telecomunicații, IT, plăți, prelucrare, formare, stocare, arhivare, servicii de investigații aferente asistenței pentru clienți;
  • orice partener de afaceri, investitor, cesionar (actual sau potențial) pentru a facilita tranzacțiile cu active comerciale (care pot include o fuziune, achiziție, datorie sau vanzare de bunuri);
  • consilieri profesioniști, precum auditori sau avocați;
  • autorități de reglementare, organe profesionale și/sau autorități publice (organe de cercetare/urmarire penala, instante, alte autoritati si institutii), pentru a ne conforma reglementărilor aplicabile.

Nu vom transfera datele dumneavoastră cu caracter personal in afara Spațiului Economic European decat dacă este strict necesar pentru derularea contractului și doar cu respectarea prevederilor legale in vigoare, aplicand măsuri de protecție adecvate și notificandu-vă atunci cand este cazul.

Drepturile dumneavoastră cu privire la datele cu caracter personal

Cu excepția cazului in care legea prevede altfel, aveți următoarele drepturi:

  • dreptul de acces, respectiv dreptul de a obține o confirmare din partea noastră că prelucrăm datele dvs. cu caracter personal, precum și accesul la acestea și furnizarea de informații despre modul de prelucrare;
  • dreptul la rectificare, care se referă la corectarea, fără intarzieri nejustificate, a datelor cu caracter personal inexacte și/sau la completarea datelor incomplete;
  • dreptul la ștergere/dreptul de a fi uitat, adică dreptul de vă șterge fără intarzieri nejustificate datele cu caracter personal colectate, in cazul in care aceste date nu mai sunt necesare pentru indeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate și nu există alt temei juridic pentru prelucrare, datele au fost colectate ilegal sau datele trebuie șterse pentru respectarea unei obligații legale;
  • dreptul la restricționarea prelucrării, care se aplică in cazul in care (i) dumneavoastră contestați exactitatea datelor cu caracter personal, (ii) prelucrarea este ilegală și vă opuneți ștergerii datelor cu caracter personal, solicitand in schimb restricționarea prelucrării, (iii) nu mai avem nevoie de datele dumneavoastră cu caracter personal, dar dumneavoastră le solicitați pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept in instanță, (iv) v-ați opus prelucrării pentru intervalul de timp in care se verifică dacă interesele noastre legitime in prelucrarea datelor cu caracter personal prevalează asupra drepturilor dumneavoastră;
  • dreptul de a vă opune prelucrării, cu excepția cazului in care demonstrăm că avem motive legitime pentru a prelucra datelor dumneavoastră, motive care prevalează asupra intereselor, drepturilor și libertăților dumneavoastră sau pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept in instanță;
  • dreptul de portabilitate, respectiv dreptul dumneavoastră de a primi datele cu caracter personal, pe care ni le-ați furnizat in scopurile indicate in prezenta, intr-un format structurat, utilizat in mod curent și care poate fi citit automat, precum și dreptul de a trimite aceste date unui alt operator;
  • dreptul de a depune o plangere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Protecției Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP);
  • dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automatizată, inclusiv profilarea, care produce efecte juridice asupra dumneavoastră sau vă afectează in mod similar, cu excepția cazului in care o astfel de prelucrare este necesară pentru executarea contractului individual de muncă sau este permisă de lege.

Cu excepția dreptului de a formula o plangere la ANSPDCP, conform celor de mai sus, aceste drepturi pot fi exercitate prin trimiterea unei solicitări scrise:

  • prin poștă, la adresa: Mun. Bacau, str. Alexei Tolstoi, nr. 8, jud. Bacau, Sediul Dedeman - in atentia RESPONSABILULUI CU PROTECTIA DATELOR
  • prin e-mail, la adresa: protectiadatelor@dedeman.ro.

Nu facem o prelucrare automată a datelor dumneavoastră cu caracter personal.

Perioada de păstrare

Vom păstra datele dumneavoastră cu caracter personal pentru perioada de timp necesară conformării cu obligațiile legale specifice domeniului nostru de activitate sau conform termenelor de prescripție aplicabile (de exemplu, 3 ani de la data incetării relației contractuale) sau pentru respectarea obligațiilor de arhivare impuse de legislația aplicabilă (de exemplu, celei specifice domeniului financiar-contabil, a celei din domeniul prevenirii si combaterii spalarii banilor si finantarii terorismului, etc.).

Securitatea datelor cu caracter personal

Societatea depune toate eforturile rezonabile pentru a vă proteja datele cu caracter personal aflate in posesia sau sub controlul nostru prin stabilirea unor măsuri rezonabile de securitate in vederea prevenirii accesării, colectării, utilizării, divulgării, copierii, modificării sau aruncării neautorizate, precum și a altor riscuri similare.

DEDEMAN SRL

25/05/2018; rev.2 10/09/2020; rev. 3 06/05/2021