NOTA DE INFORMARE CONTRACTANTI PF

Persoane vizate:

  • parteneri contractuali (persoane fizice)
  • imputerniciti sau persoane de contact ale partenerilor contractuali persoane fizice, destinatari marfa

Stimata doamna /Stimate domn,

DEDEMAN SRL (denumita in continuare „DEDEMAN”), persoana juridica romana, cu sediul social in municipiul Bacau, str. Alexei Tolstoi nr. 8, judetul Bacau, inregistrata in Registrul Comerţului sub nr. J04/2621/1992, cod unic de inregistrare 2816464, atribut fiscal „RO,” reprezentata legal de catre asociat şi administrator – Adrian Paval,

Avand in vedere prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European şi al Consiliului din 27 aprilie 2016, privind protecția persoanelor fizice in ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date şi abrogarea Directivei 95/46/CE, va transmitem acest document pentru a va detalia cand și de ce va prelucram datele cu caracter personal, cum le folosim, condițiile in care le putem divulga altora și cum le stocam in condiții de siguranța.

Daca aveți orice intrebare privind modalitatea in care prelucram datele dumneavoastra cu caracter personal, ne puteți contacta la adresa de e-mail protectiadatelor@dedeman.ro.

Va prelucram date cu caracter personal in scopuri determinate

Dedeman prelucreaza datele cu caracter personal in urmatoarele scopuri:

  • negocierea, incheierea si executarea contractului incheiat cu dv. Va prelucram datele cu caracter personal in vederea executarii contractului (care include și interacțiunile anterioare semnarii acestuia) cu dv. și pentru indeplinirea obligațiilor ce ne revin in calitate de parti contractante. Datele cu caracter personal prelucrate, constau, in principal, in: (i) nume si prenume; (ii) adresa de e-mail; (iii) numar de telefon, (iv) semnatura, (vi) adresa de domiciliu/resedinta/de corespondenta/livrare.
  • conformarea cu normele, reglementarile legale, codurile de conduita sau ghidurile aplicabile sau in vederea aplicarii legii și cooperarii cu autoritațile competente (inclusiv, dar fara a ne limita la, autoritațile fiscale și judiciare), inclusiv prin colectarea, analizarea, stocarea, schimbul de date si raportari impuse de legislatie, in scopul aplicarii masurilor de precautie privind clientela, monitorizarea permanenta, investigarea si raportarea tranzactiilor neobisnuite si suspecte, identificarea beneficiarului real, a identificarii surselor fondurilor, a scopului si naturii relatiei de afaceri, atunci cand avem calitatea de entitate raportoare. In acest scop, vi se vor solicita informatii si documente in copie si/sau original (ex. carțile/buletinele de identitate, pașapoarte sau permise de ședere, imputernicire, actele de constituire a entitaților reglementate, documente din care sa rezulte identitatea beneficiarului real, respectiv persoana fizica ce deține sau controleaza in cele din urma clientul și/sau persoana fizica in numele careia se realizeaza o tranzacție, o operațiune sau o activitate, copii ale declarațiilor de inregistrare a contractelor de fiducie depuse la organele fiscale unde este inregistrat partenerul contractual, etc.). Evitarea raspunsului la chestionarul privind masurile de cunoastere a clientelei si/sau evitarea declararii privind identitatea beneficiarului real, sursa fondurilor, scopul si natura relatiei de afaceri, determina refuzul tranzactiei si raportarea catre autoritatile competente a tranzactiei ca fiind suspecta.
  • in vederea satisfacerii unor interese legitime, precum:
  1. prevenirea, detectarea și investigarea infracțiunilor, inclusiv frauda, precum și analizarea și gestionarea riscurilor comerciale;
  2. in legatura cu orice pretenție, acțiune sau procedura (inclusiv, dar fara a ne limita la, redactarea și revizuirea documentelor, intocmirea documentației necesare incheierii unei tranzacții, obținerea de consultanța juridica și facilitarea soluționarii litigiilor) și/sau pentru protejarea sau exercitarea drepturilor și obligațiilor noastre contractuale și legale;
  3. cooperarea cu autoritațile publice;
  4. gestionarea și pregatirea rapoartelor interne, precum și efectuarea de cercetari și/sau analize in scopuri statistice sau in alte scopuri.

Datele dumneavoastra cu caracter personal sunt divulgate altor terțe parți

Pentru a facilita desfașurarea activitaților in legatura cu scopurile prelucrarii detaliate anterior, comunicam aceste date catre terți, incluzand partenerii noștri, de exemplu, catre:

  • alte parți contractante și bancile acestora, in legatura cu orice tip de transfer de fonduri;
  • furnizori de servicii operaționale, precum servicii de curierat, telecomunicații, IT, plați, prelucrare, formare, stocare, arhivare, servicii de investigații aferente asistenței pentru clienți;
  • orice partener de afaceri, investitor, cesionar (actual sau potențial) pentru a facilita tranzacțiile cu active comerciale (care pot include o fuziune, achiziție, datorie sau vanzare de bunuri);
  • consilieri profesioniști, precum auditori sau avocați;
  • autoritați de reglementare, organe profesionale și/sau autoritați publice (organe de cercetare/urmarire penala, instante, alte autoritati si institutii), pentru a ne conforma reglementarilor aplicabile.

Nu vom transfera datele dumneavoastra cu caracter personal in afara Spațiului Economic European decat daca este strict necesar pentru derularea contractului și doar cu respectarea prevederilor legale in vigoare, aplicand masuri de protecție adecvate și notificandu-va atunci cand este cazul.

Drepturile dumneavoastra cu privire la datele cu caracter personal

Cu excepția cazului in care legea prevede altfel, aveți urmatoarele drepturi:

  • dreptul de acces, respectiv dreptul de a obține o confirmare din partea noastra ca prelucram datele dvs. cu caracter personal, precum și accesul la acestea și furnizarea de informații despre modul de prelucrare;
  • dreptul la rectificare, care se refera la corectarea, fara intarzieri nejustificate, a datelor cu caracter personal inexacte și/sau la completarea datelor incomplete;
  • dreptul la ștergere/dreptul de a fi uitat, adica dreptul de va șterge fara intarzieri nejustificate datele cu caracter personal colectate, in cazul in care aceste date nu mai sunt necesare pentru indeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate și nu exista alt temei juridic pentru prelucrare, datele au fost colectate ilegal sau datele trebuie șterse pentru respectarea unei obligații legale;
  • dreptul la restricționarea prelucrarii, care se aplica in cazul in care (i) dumneavoastra contestați exactitatea datelor cu caracter personal, (ii) prelucrarea este ilegala și va opuneți ștergerii datelor cu caracter personal, solicitand in schimb restricționarea prelucrarii, (iii) nu mai avem nevoie de datele dumneavoastra cu caracter personal, dar dumneavoastra le solicitați pentru constatarea, exercitarea sau apararea unui drept in instanța, (iv) v-ați opus prelucrarii pentru intervalul de timp in care se verifica daca interesele noastre legitime in prelucrarea datelor cu caracter personal prevaleaza asupra drepturilor dumneavoastra;
  • dreptul de a va opune prelucrarii, cu excepția cazului in care demonstram ca avem motive legitime pentru a prelucra datelor dumneavoastra, motive care prevaleaza asupra intereselor, drepturilor și libertaților dumneavoastra sau pentru constatarea, exercitarea sau apararea unui drept in instanța;
  • dreptul de portabilitate, respectiv dreptul dumneavoastra de a primi datele cu caracter personal, pe care ni le-ați furnizat in scopurile indicate in prezenta, intr-un format structurat, utilizat in mod curent și care poate fi citit automat, precum și dreptul de a trimite aceste date unui alt operator;
  • dreptul de a depune o plangere la Autoritatea Naționala de Supraveghere a Protecției Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP);
  • dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automatizata, inclusiv profilarea, care produce efecte juridice asupra dumneavoastra sau va afecteaza in mod similar, cu excepția cazului in care o astfel de prelucrare este necesara pentru executarea contractului individual de munca sau este permisa de lege.

Cu excepția dreptului de a formula o plangere la ANSPDCP, conform celor de mai sus, aceste drepturi pot fi exercitate prin trimiterea unei solicitari scrise:

  • prin poșta, la adresa: Mun. Bacau, str. Alexei Tolstoi, nr. 8, jud. Bacau, Sediul Dedeman - in atentia RESPONSABILULUI CU PROTECTIA DATELOR
  • prin e-mail, la adresa: protectiadatelor@dedeman.ro .

Nu veti face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automata, inclusiv crearea de profiluri

Perioada de pastrare

Vom pastra datele dumneavoastra cu caracter personal pentru perioada de timp necesara conformarii cu obligațiile legale specifice domeniului nostru de activitate sau conform termenelor de prescripție aplicabile (de exemplu, 3 ani de la data incetarii relației contractuale) sau pentru respectarea obligațiilor de arhivare impuse de legislația aplicabila (de exemplu, celei specifice domeniului financiar-contabil).

Securitatea datelor cu caracter personal

Societatea depune toate eforturile rezonabile pentru a va proteja datele cu caracter personal aflate in posesia sau sub controlul nostru prin stabilirea unor masuri rezonabile de securitate in vederea prevenirii accesarii, colectarii, utilizarii, divulgarii, copierii, modificarii sau distrugerii neautorizate, precum și a altor riscuri similare.

DEDEMAN SRL

rev. 2 10.09.2020; rev. v3 06.05.2021