NOTA DE INFORMARE CONTRACTANTI PF

Persoane vizate:

  • parteneri contractuali (persoane fizice)
  • împuterniciti sau persoane de contact ale partenerilor contractuali persoane fizice, destinatari marfa.

Stimata doamna /Stimate domn,

DEDEMAN SRL (denumita in continuare „DEDEMAN”), persoana juridică română, cu sediul social în municipiul Bacău, str. Alexei Tolstoi nr. 8, judetul Bacău, înregistrată în Registrul Comerţului sub nr. J04/2621/1992, cod unic de înregistrare 2816464, atribut fiscal „RO,” reprezentată legal de către asociat şi administrator – Adrian Paval,

Având în vedere prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European şi al Consiliului din 27 aprilie 2016, privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date şi abrogarea Directivei 95/46/CE, vă transmitem acest document pentru a vă detalia când și de ce vă prelucrăm datele cu caracter personal, cum le folosim, condițiile în care le putem divulga altora și cum le stocăm în condiții de siguranță.

Dacă aveți orice întrebare privind modalitatea în care prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal, ne puteți contacta la adresa de e-mail protectiadatelor@dedeman.ro .

Vă prelucrăm date cu caracter personal în scopuri determinate

Dedeman prelucrează datele cu caracter personal în următoarele scopuri:

  • - negocierea, încheierea şi executarea contractului încheiat cu dumneavoastră. Vă prelucrăm datele cu caracter personal în vederea executării contractului (care include și interacțiunile anterioare semnării acestuia) cu dumneavoastră și pentru îndeplinirea obligațiilor ce ne revin în calitate de părţi contractante. Datele cu caracter personal prelucrate, constau, în principal, în: (i) nume şi prenume; (ii) adresa de e-mail; (iii) număr de telefon, (iv) semnătura, (vi) adresa de domiciliu/reşedinta/de corespondenţă/livrare.
  • conformarea cu normele, reglementările legale, codurile de conduită sau ghidurile aplicabile sau în vederea aplicării legii și cooperării cu autoritățile competente (inclusiv, dar fără a ne limita la, autoritățile fiscale și judiciare), inclusiv prin colectarea, analizarea, stocarea, schimbul de date şi raportări impuse de legislaţie, în scopul aplicării măsurilor de precauţie privind clientela, monitorizarea permanentă, investigarea şi raportarea tranzacţiilor neobişnuite şi suspecte, identificarea beneficiarului real, a identificării surselor fondurilor, a scopului şi naturii relaţiei de afaceri, atunci cand avem calitatea de entitate raportoare. În acest scop, vi se vor solicita informaţii şi documente în copie şi/sau original (ex. cărțile/buletinele de identitate, pașapoarte sau permise de ședere, imputernicire, actele de constituire a entităților reglementate, documente din care să rezulte identitatea beneficiarului real, respectiv persoana fizică ce deține sau controlează în cele din urmă clientul și/sau persoana fizică în numele căreia se realizează o tranzacție, o operațiune sau o activitate, copii ale declarațiilor de înregistrare a contractelor de fiducie depuse la organele fiscale unde este înregistrat partenerul contractual, etc.). Evitarea răspunsului la chestionarul privind masurile de cunoastere a clientelei si/sau evitarea declararii privind identitatea beneficiarului real, sursa fondurilor, scopul si natura relatiei de afaceri, determina refuzul tranzacţiei si raportarea către autorităţile competente a tranzacţiei ca fiind suspectă. In cazul in care aveti calitatea de furnizori de bunuri mobile si/sau imobile si/sau servicii in acceptiunea legislatiei fiscale incidente, va vom colecta codul numeric personal in vederea indeplinirii obligatiilor legale de raportare fiscala.
  • în vederea satisfacerii unor interese legitime, precum:
  1. prevenirea, detectarea și investigarea infracțiunilor, inclusiv frauda, precum și analizarea și gestionarea riscurilor comerciale;
  2. în legătură cu orice pretenție, acțiune sau procedură (inclusiv, dar fără a ne limita la, redactarea și revizuirea documentelor, întocmirea documentației necesare încheierii unei tranzacții, obținerea de consultanță juridică și facilitarea soluționării litigiilor) și/sau pentru protejarea sau exercitarea drepturilor și obligațiilor noastre contractuale și legale;
  3. cooperarea cu autoritățile publice;
  4. gestionarea și pregătirea rapoartelor interne, precum și efectuarea de cercetări și/sau analize în scopuri statistice sau în alte scopuri.

Datele dumneavoastră cu caracter personal sunt divulgate altor terțe părți

Pentru a facilita desfășurarea activităților în legătură cu scopurile prelucrării detaliate anterior, comunicăm aceste date către terți, incluzând partenerii noștri, de exemplu, către:

  • alte părți contractante și băncile acestora, în legătură cu orice tip de transfer de fonduri;
  • furnizori de servicii operaționale, precum servicii de curierat, telecomunicații, IT, plăți, prelucrare, formare, stocare, arhivare, servicii de investigații aferente asistenței pentru clienți;
  • orice partener de afaceri, investitor, cesionar (actual sau potențial) pentru a facilita tranzacțiile cu active comerciale (care pot include o fuziune, achiziție, datorie sau vânzare de bunuri);
  • consilieri profesioniști, precum auditori sau avocați;
  • autorități de reglementare, organe profesionale și/sau autorități publice (organe de cercetare/urmarire penala, instante, alte autoritati si institutii), pentru a ne conforma reglementărilor aplicabile.

Nu vom transfera datele dumneavoastră cu caracter personal în afara Spațiului Economic European decât dacă este strict necesar pentru derularea contractului și doar cu respectarea prevederilor legale în vigoare, aplicând măsuri de protecție adecvate și notificându-vă atunci când este cazul.

Drepturile dumneavoastră cu privire la datele cu caracter personal

Cu excepția cazului în care legea prevede altfel, aveți următoarele drepturi:

  • dreptul de acces, respectiv dreptul de a obține o confirmare din partea noastră că prelucrăm datele dvs. cu caracter personal, precum și accesul la acestea și furnizarea de informații despre modul de prelucrare;
  • dreptul la rectificare, care se referă la corectarea, fără întârzieri nejustificate, a datelor cu caracter personal inexacte și/sau la completarea datelor incomplete;
  • dreptul la ștergere/dreptul de a fi uitat, adică dreptul de vă șterge fără întârzieri nejustificate datele cu caracter personal colectate, în cazul în care aceste date nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate și nu există alt temei juridic pentru prelucrare, datele au fost colectate ilegal sau datele trebuie șterse pentru respectarea unei obligații legale;
  • dreptul la restricționarea prelucrării, care se aplică în cazul în care (i) dumneavoastră contestați exactitatea datelor cu caracter personal, (ii) prelucrarea este ilegală și vă opuneți ștergerii datelor cu caracter personal, solicitând în schimb restricționarea prelucrării, (iii) nu mai avem nevoie de datele dumneavoastră cu caracter personal, dar dumneavoastră le solicitați pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță, (iv) v-ați opus prelucrării pentru intervalul de timp în care se verifică dacă interesele noastre legitime în prelucrarea datelor cu caracter personal prevalează asupra drepturilor dumneavoastră;
  • dreptul de a vă opune prelucrării, cu excepția cazului în care demonstrăm că avem motive legitime pentru a prelucra datelor dumneavoastră, motive care prevalează asupra intereselor, drepturilor și libertăților dumneavoastră sau pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță;
  • dreptul de portabilitate, respectiv dreptul dumneavoastră de a primi datele cu caracter personal, pe care ni le-ați furnizat în scopurile indicate în prezenta, într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat, precum și dreptul de a trimite aceste date unui alt operator;
  • dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Protecției Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP);
  • dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automatizată, inclusiv profilarea, care produce efecte juridice asupra dumneavoastră sau vă afectează în mod similar, cu excepția cazului în care o astfel de prelucrare este necesară pentru executarea contractului individual de muncă sau este permisă de lege.

Cu excepția dreptului de a formula o plângere la ANSPDCP, conform celor de mai sus, aceste drepturi pot fi exercitate prin trimiterea unei solicitări scrise:

  • prin poștă, la adresa: Mun. Bacau, str. Alexei Tolstoi, nr. 8, jud. Bacau, Sediul Dedeman - in atentia RESPONSABILULUI CU PROTECTIA DATELOR
  • prin e-mail, la adresa: protectiadatelor@dedeman.ro .

Nu veti face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri.

Perioada de păstrare

Vom păstra datele dumneavoastră cu caracter personal pentru perioada de timp necesară conformării cu obligațiile legale specifice domeniului nostru de activitate sau conform termenelor de prescripție aplicabile, pentru respectarea obligațiilor de arhivare impuse de legislația aplicabilă (de exemplu, celei specifice domeniului financiar-contabil) sau conform intereselor noastre legitime (de exemplu, in scop probator).

Securitatea datelor cu caracter personal

Societatea depune toate eforturile rezonabile pentru a vă proteja datele cu caracter personal aflate în posesia sau sub controlul nostru prin stabilirea unor măsuri rezonabile de securitate în vederea prevenirii accesării, colectării, utilizării, divulgării, copierii, modificării sau aruncării neautorizate, precum și a altor riscuri similare.

DEDEMAN SRL

rev. 2 10.09.2020; rev. v3 06.05.2021; rev. v4 25.03.2022